Corona-inventarisatie-tool voor veiligheidsregio

“We willen van alles rondom corona in kaart brengen,” zei Thom. “Kunnen jullie ons helpen om een tool te maken waarmee we bij instellingen de besmettingen, beddencapaciteit en de behoefte aan persoonlijke beschermingsmiddelen kunnen inventariseren?” Thom werkt bij een veiligheidsregio, oftewel een organisatie die zich onder andere bezighoudt met de volksgezondheid.

We waren al bezig met een andere klus voor Thom, en nu kwam hij dus met deze vraag. “Ik was er zelf al mee begonnen, maar het is hier een gekkenhuis, dus het zou heel fijn zijn als jullie kunnen helpen.” Hij pauzeerde even en kwam toen met de uitsmijter: “Het moet namelijk over een week klaar zijn.”

Besmettingen, bedden en bescherming. Dat zijn de drie B’s van de coronacrisis. Om die drie B’s helder in kaart te brengen zijn cijfers nodig. Hoeveel besmettingen zijn er, en waar dan? Hoeveel bedden zijn er beschikbaar, en waar dan? Zijn er voldoende persoonlijke beschermingsmiddelen voor iedereen die in de zorg werkt? De veiligheidsregio waar Thom werkt, wilde dus cijfers verzamelen. Thom had daar zelf al een formulier voor gemaakt, dat ook al gebruikt werd, maar dat volstond niet meer. Er moest meer gedetailleerde informatie boven water gehaald kunnen worden.

Een week de tijd

Normaal gesproken zouden we een week of drie, vier uittrekken om zo’n tool te kunnen bouwen, en zouden we zorgen dat er een uitgewerkt plan was met duidelijke wensen en eisen. Maar in dit geval hadden we maar een week, en dan ook nog een week waarin Pasen viel. Een uitgewerkt plan was er ook niet: op dat moment had Thom alleen een globaal idee van wat de veiligheidsregio wilde. “Instellingen moeten zelf inventarisatieformulieren invullen en wij moeten dan een mailtje krijgen,” meldde hij monter. “En waarschijnlijk willen we ook overzichten kunnen downloaden met al die gegevens. Liefst in Excel.”

We werkten Thoms globale idee om tot een grote-lijnen-plan en gingen aan de slag, vertrouwend op voortschrijdend inzicht bij Thom én bij ons. We begonnen met de formulieren. Wat de organisatie nodig had was een aanmeldformulier voor de instellingen, en vervolgens drie inventarisatieformulieren. Al die formulieren moesten informatie naar de database sturen, en daar moest het vervolgens weer gemakkelijk uit gehaald kunnen worden in Excel-overzichten.

Wat we vaker zien bij onze klanten gebeurde ook nu, met name bij de Excel-overzichten: als er nog niets is, is het moeilijk om te bedenken wat je nodig hebt en hoe de data gestructureerd moeten worden. Gelukkig hadden we Thom: hij kon zijn collega’s vragen wat zij wilden zien in de overzichten, en ondertussen gingen wij alvast aan de slag met de formulieren. Bij elke stap in het proces werd duidelijker wat er nodig was. Om de vormgeving en de teksten van de formulieren hoefden wij ons niet te bekommeren: dat regelde Thom allemaal. Dus terwijl wij ons met de techniek bezighielden, zagen we de formulieren alsmaar mooier en beter worden.

Het werd een intensieve week, met veel programmeerwerk, heel veel telefonisch overleg met Thom en werkdagen die tot ver in de avond duurden. Maar uiteindelijk staat de tool er. En hij ziet er zó simpel uit!

Stap 1: aanmeldformulier

In deze stap meldt de instelling zich aan. Ze vullen in het aanmeldformulier alle locaties in die ze hebben. Het formulier is dynamisch opgebouwd: hebben ze één locatie, dan vullen ze die in. Hebben ze er twee, dan voegen ze eenvoudig nog een locatie toe. Alle informatie van de instelling wordt naar de database gestuurd. Na het invullen krijgt de instelling een mail met de persoonlijke link voor de inventarisatieformulieren (zijn ze die mail kwijt? Dan kunnen ze de link opnieuw aanvragen op een speciale link-opnieuw-aanvragen-pagina).

Stap 2: inventarisatieformulieren

De persoonlijke link leidt naar een startpagina met drie opties: inventarisatie besmettingen (en verdenkingen van corona, en aan corona overleden patiënten), inventarisatie beddencapaciteit en inventarisatie persoonlijke beschermingsmiddelen. Klikt de gebruiker op een van die opties, dan wordt hij of zij in een nieuw tabblad doorgestuurd naar het respectievelijke inventarisatieformulier, waar de instellingsgegevens al zijn ingevuld. Na klikken op de verzendknop wordt de ingevulde informatie naar de database gestuurd. De gebruiker kan het tabblad sluiten en komt weer terug op de startpagina, waar hij of zij eventueel nog een inventarisatieformulier kan invullen. Collega’s van Thom krijgen de gegevens uit het formulier per mail toegestuurd.

Stap 3: downloaden overzichten

In het beheergedeelte van de website kunnen medewerkers van een specifieke afdeling binnen de veiligheidsregio verschillende Excel-overzichten downloaden: een overzicht van de beddencapaciteit op een bepaalde datum, een overzicht van de aanwezige en benodigde persoonlijke beschermingsmiddelen per instelling op een bepaalde datum, en een overzicht van de besmettingen op een bepaalde datum. Ze klikken op een downloadbutton, kiezen in een kalender de datum waarvoor ze het overzicht willen zien, en het systeem doet de rest. In de bestandsnaam van de Excel is de datum automatisch opgenomen, dus aan het bestand hoeven ze niets meer te doen.

De livegang

Op dinsdag 14 april zou de tool live gaan, om 12 uur ’s middags. Thoms collega’s zouden op dat moment een uitnodiging versturen naar alle instellingen om hun gegevens in te vullen. Thom zou zelf de link naar zijn ‘oude’ formulier omzetten naar het aanmeldformulier voor de nieuwe tool. We zetten ons schrap voor een stortvloed aan hoe-werkt-dit-vragen, maar er gebeurde niets. Om tien over twaalf kregen we een Signal-berichtje van Thom: Het is 12 uur geweest. Dat wisten we zelf ook al, dus voor de zekerheid informeerden we nog even of die link wel was aangepast en of de mail verstuurd was. Eigenlijk hoefden we daar niet naar te informeren, want op dat moment kwam de eerste inzending binnen!

Het vervolg

Op het moment dat deze blog online gaat, is de tool twee dagen live. Tot nu toe hebben we alleen nog vragen gehad over de Excels: of het mogelijk is om extra overzichten te maken met andere gegevens (zoals totalen of overzichten van de instellingen). Het lijkt erop dat alles functioneert, en de organisatie is er blij mee. En wij ook: met deze tool ondersteunen we het belangrijke werk van de veiligheidsregio en dragen we bij aan een beter inzicht in de drie B’S van de coronacijfers.

Nieuwsbrief ontvangen?

Meld je aan voor de WebLab42 nieuwsbrief en ontvang regelmatig nieuws, tips en interessante informatie in je mailbox! Je kunt je op elk moment weer afmelden of je gegevens laten verwijderen.